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Comment mieux s’organiser au travail et gagner en efficacité ?

par Hélène

Entre la gestion des tâches administratives, la prospection, établir des devis, le suivi d’une mission, beaucoup d’entrepreneures recherchent comment mieux s’organiser car elles ne savent plus parfois où donner de la tête.

Beaucoup de professionnels courent en permanence après le temps. Vouloir rentabiliser son activité, essayer de surmonter les imprévus, faire face à des périodes de travail surchargées… On peut vite perdre en productivité sans savoir où on va.

Alors, comment mieux s’organiser pour gagner du temps et améliorer son efficacité en tant qu’entrepreneure ?

Voici quelques éléments simples à mettre en place qui vous aideront à ne plus vous sentir submergé dans votre quotidien et qui vous permettront de gagner en sérénité et en liberté.

Planifier ses tâches pour mieux s’organiser

Une meilleure organisation vous permet de gagner du temps et surtout, elle vous permet d’être plus efficace dans votre quotidien tant professionnel que personnel. Pour organiser votre travail et vos différentes tâches, il faut tout d’abord faire preuve de volonté et de ténacité. Cette volonté et cette tenacité vous permettront également de mieux développer votre entreprise.

Mieux vous organiser ne signifie pas pour autant que vos journées doivent être structurées à la minute près. Votre organisation doit être tout simplement en adéquation avec vos besoins. Préférez une organisation simple, mais efficace que vous saurez tenir.

Travailler dans un environnement plus serein

Travailler dans un espace agréable est propice à la concentration. C’est un élément essentiel pour mieux s’organiser et pour être plus efficace et garder sa motivation.

Bien que certaines personnes ont la capacité à travailler n’importe où, quel que soit l’environnement ou le bruit autour, la grande majorité d’entre nous se sent plus productive avec un espace dédié au travail et un minimum d’ordre.

Il est également nécessaire d’adapter son espace de travail à son activité. Plusieurs éléments sont à considérer : travailler avec du bon matériel, vérifier la hauteur de sa table/chaise, un clavier adapté, un double écran, un environnement calme, etc.

À vous de faire le point sur les éléments qui vous permettent de travailler dans de bonnes conditions et de vous créer un espace de travail dans lequel vous vous sentez bien.

Lister ses tâches dans son emploi du temps

Listez vos tâches et affinez votre répartition en fonction de leur intérêt. Selon vos préférences, planifiez-les en commençant par les plus compliquées pour vous, puis les plus intéressantes ou bien alternez tout au long de la journée.

Pourquoi ne pas vous accorder une récompense une fois avoir achevé une tâche fastidieuse ?

Il est important pour vous de toujours avoir un esprit positif et déterminé pour aborder vos tâches. Cela vous permet de les achever plus rapidement.

Pour mieux vous organiser dans vos taches récurrentes (devis, factures, règlements, etc.), utilisez des blocs de couleurs différentes que vous répéterez chaque semaine pour votre agenda électronique par exemple. Vous pourrez plus facilement les repérer lorsque vous ferez votre planning hebdomadaire. Placez ces créneaux à des moments où vous aurez le plus de chances de pouvoir les respecter.

ordinateur avec des post it pour noter ses taches à accomplir afin de mieux s'organiser

Ne surchargez pas trop non plus votre agenda au risque de ne jamais le respecter et de vous démotiver.

Pour être plus productive chaque jour, il est important de :

  • prendre un cahier pour noter vos appels téléphoniques ou prises de note. Gardez-vous 30 min le soir pour faire le point, ne perdez pas de temps dans la journée ;
  • faites le point sur vos mails le matin (sauf si tâche urgente à accomplir dans la journée) ;
  • ne vous laissez pas disperser par les notifications agenda, smartphone, mails, etc. ou bruit autour ;
  • classement virtuel ou physique des documents une fois que votre tâche est terminée, ne vous laissez pas dépasser par un espace de travail surchargé ;
  • gestion de votre temps, priorisation, apprendre à ne plus procrastiner et arrêtez de vous éparpiller ;
  • Savoir prendre 10 min pour soi une fois une tâche accomplie, levez-vous, bougez, faites un tour ;
  • etc.

Avec une meilleure organisation, vous gagnerez en productivité et en efficacité, mais aussi en sérénité.

Organiser sa journée en déterminant ses priorités

Agenda et carnet pour établir sa To do list du jour pour mieux s'organiser

Planifier sa journée est un élément clé pour mieux s’organiser. Prenez l’habitude de faire le point sur votre journée écoulée et vérifiez votre agenda pour le lendemain. Pour une meilleure organisation de votre journée, faire le point sur vos tâches à accomplir pour voir celles qui relèvent de l’urgent ou de l’important. Attribuez un code de priorité aux tâches urgentes que vous prévoyez de faire pour votre journée à venir. Vous saurez ainsi celles qui sont urgentes et à réaliser en priorité.

Bien qu’ayant établi votre agenda mensuel ou hebdomadaire, en ayant noté la réalisation de toutes les tâches prévues lors de votre réflexion, vous aurez toujours des tâches urgentes qui se rajouteront à votre agenda. C’est pour cela qu’il est important pour vous de planifier des espaces de temps vide pour ne pas vous retrouver avec un agenda surchargé et du travail en retard.

Planifiez des plages de disponibilité

En établissant votre planning, il est important pour vous de mettre en place des plages de disponibilité. Planifiez celles-ci en début d’après-midi par exemple. Nous avons toutes des moments au long d’une journée où notre capacité de concentration diminue. Dans ces moments-là, il est préférable d’échanger plutôt que de se mettre sur une tâche qui demande beaucoup de concentration.

Planifiez ainsi des moments, demi-journées ou créneaux horaires pour vos collaborateurs ou autres rendez-vous. Quelle que soit la durée que vous choisissez, ce qui compte, c’est d’être systématiquement disponible sur ces créneaux. Une fois ces plages de disponibilité planifiées, vos collaborateurs cesseront de vous interrompre à la moindre occasion…

Pour que ces plages de disponibilité deviennent hautement efficaces, n’hésitez pas à demander à vos collaborateurs de préparer l’échange en notant tous les points qu’ils souhaitent aborder. Il est nécessaire pour vous de donner l’exemple en notant également les points à traiter. Vous constaterez rapidement combien le temps alloué à ces rendez-vous sera rapidement rentabilisé.

De plus, pensez également à vous réserver du temps pour les imprévus. Laissez-vous des créneaux horaires vides, vous pourrez plus facilement vous organiser pour des visites commerciales, un travail que vous n’aurez pas eu le temps de terminer ou autres urgences.

Ne perdez pas trop de temps dans les réunions

S’il est une chose qui peut vous faire perdre rapidement du temps, ce sont les réunions à rallonge ou bien trop de réunions ! Non seulement elles peuvent être contre-productives pour une entreprise, mais elles peuvent également démotiver l’ensemble des participants.

L’énième réunion du lundi matin où chacun s’y rend comme s’il allait à la cafétéria n’est en aucun cas productive pour votre entreprise. Il n’y a rien de plus démotivant pour vos collaborateurs que de venir à une réunion en sachant qu’elle ne servira à rien.

Pour qu’une réunion soit productive, elle doit être préparée sinon vous serez dans l’incapacité de l’animer correctement. Il est important d’aller directement à l’essentiel et de pouvoir échanger sur les points que vous avez notés à traiter.

Réunion de travail pour mieux s'organiser

Il peut être également possible d’utiliser un autre moyen de communication plutôt que d’organiser une réunion. Un simple e-mail, téléphone ou mémo peut parfois suffire afin d’éviter une réunion à tout le monde.

Une réunion prend du temps à tout le monde, prenez toujours le temps de vous interroger sur son utilité.

Faites bien, mais apprenez à faire court

Tout comme il est contre-productif de se perdre en réunions inutiles, il est également important d’aller à l’essentiel lors d’entretien ou lorsque vous négociez afin d’éviter les conversations à bâtons rompus souvent stériles.

Lorsque vous intervenez, ne perdez pas de vue l’idée centrale de votre conversation, ni vos objectifs. Savoir faire court et aller à l’essentiel, c’est faire preuve de respect à l’égard de votre interlocuteur. Vous y gagnerez sans aucun doute en pertinence.

Restez concentrée, donnez des réponses pertinentes. Sachez entrer dans les détails seulement si votre interlocuteur vous en fait la demande.

Votre interlocuteur doit se dire que vous avez répondu juste ce qu’il fallait et non se dire que vous avez essayé de lui en mettre plein les yeux. En étant trop bavarde, vous pourriez diminuer vos chances d’impact et lasser votre interlocuteur. L’important lors de votre conversation est que votre interlocuteur n’ait retenu que l’essentiel. 

Vous l’aurez compris, pour une meilleure productivité, il est essentiel de mieux s’organiser. Attention tout de même à ne pas trop vouloir vous formater. Tout le monde ne fonctionne pas de la même manière. Nous n’avons pas tous les mêmes besoins, ni les mêmes horaires, les mêmes tâches à accomplir ou responsabilités, etc.

N’hésitez surtout pas à opter pour une solution qui vous correspond. Essayez plusieurs méthodes, vous trouverez ainsi votre organisation, tout en gardant en tête qu’il faut un minimum de temps avant d’en voir les premiers bénéfices.

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